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企业涉罪时出罪的重要路径——有效企业合规整改怎样做(下)

在我国,企业刑事风险有其严厉性和广泛性。严厉性在于,我国对单位犯罪实行“单罚制”或“双罚制”,但无论是“单罚制”还是“双罚制”区别只在于是否对单位进行罚款,而对于单位负责人或者主管人员来说只要被定罪就要遭受刑事处罚。在我国的中小企业中,多数会出现“人企合一”的现象,法定代表人锒铛入狱,对于企业来说就是灭顶之灾。广泛性在于,我国单位犯罪的设立并不局限于企业发展的某一个阶段或者企业经营的某一个部分,而是覆盖企业从设立到破产清算,以及生产经营的每一个行为之中。严厉性决定着企业着力于避免自身被定罪具有必要性,而广泛性则决定着企业在日常经营中完全规避刑事风险并不是那么容易的事。这就使得企业在面对重大刑事风险即“涉案”时具有“出罪”事由变得非常重要。


笔者将结合以合规顾问、监督听证等角色办理、参与多宗企业合规整改不起诉案件,吸收目前优秀的合规整改方式,提出有效企业合规体系建设的思路与方法。

一、从ISO37301中看有效企业合规体系建设的思路与方法

不可否认的是企业具有多样性,“千企千面”,每个企业的合规建设有其不同的侧重点,合规建设的方法不会千篇一律。随着企业治理理念的不断发展,如何进行有效的合规体系建设,也一直是业界在探讨的问题。具有较高权威的国际标准化组织“ISO组织”在2021年专为合规管理所制定了ISO37301,这份可认证的A类标准为企业合规提供了相应指引。


ISO37301从企业合规环境调查、领导层作用、合规计划、合规体系支持、合规体系运行、合规绩效评估、合规体系改进这几个方面对企业建设有效的企业合规体系提出了应当做到的措施以及相应的要求,笔者相信通过对ISO37301的分析解读,可以找到有效建设企业合规体系的最大“公约数”。

(一)企业合规环境、企业犯罪原因调查与明晰

根据《标准》,企业合规环境调查指的是企业需要明晰与合规目标相关以及影响其自身建成有效合规体系能力的内部问题和外部问题。明确这些问题是开始企业合规工作的前提。就如同上文所述,每个企业都有其自身特点,企业合规环境调查就是让企业先明晰自身的特点,确定自己的合规义务,评估与自身相关的合规风险,在此基础之上再开始具体的工作才可以确保企业的合规工作走在正确的道路上。


1、明确企业内在的特点
《标准》中指出的企业需要明晰的问题主要有以下几点:

第一,企业的经营范围。一个公司要建设合规体系首先要考虑的是它的主要经营业务,例如食品生产企业就应该注重于食品安全方面的合规,如果是互联网服务行业就应当注重于网络安全方面的合规,不同的业务当然会有不同的合规需求,确定好企业的业务范围才可以有效而全面地开展合规建设。

第二,企业的经营模式。经营模式包括它的战略、性质、规模的大小以及企业经营管理的复杂程度以及该业务模式的可持续性。即使在同一个业务范围内,企业也千差万别,从企业的性质上看,合伙企业和有限责任公司、国有或非国有、上市或非上市公司都有不同的合规点。从企业规模的大小来看,规模越大的公司当然需要更精细、更复杂的合规制度,但如果只是小微企业,公司只有高管和员工两层架构,所需的合规制度会大大精简,过于庞大的合规制度只会增加企业的成本。

第三,企业现有的管理制度以及合规文化。在进行合规建设之前需要审视企业现存的管理制度,如果制度已经较为完善,且运行良好,那只要再填补一些制度运行的评估、监督、改进制度就可以建成一个合规基本框架。但如果现有的制度较为松散,甚至没有执行性是一纸空文,那就需要整个合规体系的重建,这完全是两种不同的工作模式。合规文化也是如此,企业在较好的管理制度下基本会形成较好的合规文化,合规文化是否形成,对于以后合规建设的工作也有很大的影响,如果本来就有着较好的合规文化,至少在员工的合规能力方面可以多加放心,合规培训可以不花太大的力气。

第四,企业所处的法律和法规环境。合规符合的就是法律法规,合规工作中的一个重要元素——合规义务大多数都来自于法律法规。所以必须梳理清楚企业所处位置、所处行业所涉及的法律法规。一是要注意地理位置变化而带来的法律法规差异,以最近国家大力推动的数据交易为例,深圳市出台的《深圳经济特区数据条例》给予数据从业者的规制就远远大于广州市出台的《广州市数字经济促进条例》。所以在深圳的数据从业者必然要在合规方面做得更加精细化。二是注意法律法规的变动,例如在财务方面,企业会计准则经常会发生改变,所以法律法规环境的明晰不仅是企业合规建设起步阶段需要做的,更要贯通整个合规体系运行的过程之中。

第五,企业业务范围所在地的经济、社会、文化背景。业务所在地的经济形势会影响合规工作的开展,如对业务未来前景发展持乐观态度就可以在合规工作方面投入更多的精力,厚积薄发,更有助于长期稳定发展。社会、文化方面主要是指民族性格、宗教信仰等,在思潮较为开放和较为保守的地区开展合规工作当然会有其不同之处。

2、明确企业面临的涉罪原因与合规义务

诚如《标准》使用指南A.4.5.所言:企业应该将合规义务作为建立、开发、实施、评估、维护和改进合规管理体系的基础。合规义务是合规工作围绕的中心,一切合规工作都是为了使得企业能够完全履行合规义务。所以明确企业面临的合规义务是合规工作的重中之重,一旦有所错漏,合规体系就不可避免地具有先天性的缺陷。在涉案整改中,准确发现企业的涉罪原因尤其重要。


(1)准确识别涉案企业的犯罪原因
企业在面临涉案整改时均需准确把握与分析涉罪的根本原因,从而真正从根源上阻止类似行为再度发生,同时需要准确识别企业目前的状态所处的阶段,识别目前状态与合规体系的距离与不足,从识别企业合规义务的来源开始,构建有效的合规工作清单。


(2)合规义务的来源

企业的合规义务主要来源于以下几类主体:


第一是政府机构,其合规要求主要表现在法律法规,这也是企业合规义务最主要的来源。但在我国,法治建设还不够完善,监管机构还可能临时出台红头文件来传递一些命令、规则,这也是合规义务的来源。这些是企业强制必须遵守的合规义务。


第二是客户、承包商、供应商,即业务中进行交易的第三方,来源于他们的义务往往体现为合同中的义务,合同虽然是企业自愿选择签订的,但是合同一旦签订,其实这种义务就已经确定下来了。企业也必须有措施来确定义务得以实施。


第三是行业协会等社会团体,来源于其的合规义务主要表现为行业标准等团体性标准,这些标准虽然大多是推荐性标准,但是企业一旦加以承诺,也会成为企业的合规义务来源之一。


法律法规、与企业进行交易的第三方、行业协会提出的要求其实都较为容易地进行变动。


(3)确定合规义务的方法

明确合规义务的来源之后,如何确定合规义务的方法也就浮出水面了。


关于政府机构发布的法律法规以及临时的命令规则,实际上就是需要获取相关监管机构的公示清单,第一是跟踪监管机构的网站,第二是订阅相关的信息服务,第三是与监管机构会面。


关于与客户、承包商、供应商等交易第三方合同中所牵涉到的合规义务,可以通过公司常规法务工作的开展来确定。


关于来源于行业协会等社会团体的合规义务,可以通过加强与行业协会中的成员沟通或者参加行业论坛或者研讨会来确定这类合规义务。当然,多与同行交流,对于各类型合规义务的确定都有一定益处。


3、合规风险评估

合规风险是指公司或员工的行为违反合规义务而使公司受到法律制裁、被采取监管措施、遭受财产损失或声誉损失的可能性。首先需要明确的是,合规风险不可能完全避免。合规风险评估就是让企业可以将主要精力和资源优先集中于发生可能性较大的、后果较为严重的重点风险。


所以合规风险评估包括合规风险识别和合规风险等级定义。企业根据部门职责、员工岗位职责和不同类型的业务活动确定其中的风险源。然后根据其发生概率以及发生后对企业的影响程度确定风险的等级。


企业应当通过将其合规义务与其活动、产品、服务和运行的相关方面相关联来识别合规风险,还应评估外包业务所牵扯的独立第三方所带来的合规风险。并在经营出现新业务或者公司内部架构出现重大变化时重新评估。


有一点需要着重点明的是做了合规风险评估并不意味着放弃较低的合规风险,放任不合规行为的发生,企业将有限的精力集中于更高的风险后,最终的目标是把监管扩展到全部的合规风险,所有确定下来的风险都应该得到处理。


(二)从上而下搭建合规工作管理架构

合规工作的进行需要企业搭建好合规工作管理架构,责任到人,从企业高管到基层员工,各层级都应该在合规体系建设中找到自己的位置,发挥相应作用。在合规工作管理架构的搭建中可以分为四个层级:一是公司领导层,包括公司理事机构即董事会以及由总经理及各公司高管组建的高级管理层(Governing body and top management);二是为合规工作开展专门设立的合规职能部门;三是各部门管理层;四是每一位公司员工。企业需要明确每一层级需要在合规工作建设中所承担的责任,才能促进合规体系建设的有效开展。值得一提的是,在合规体系建设的第一负责人必然是最高管理者,如董事长、执行董事等。因为一是企业合规需要覆盖全体人员,并不是说合规只是规制下层员工,公司高管不需要受到合规的制约;二是企业合规覆盖公司各个部门,各类工作,只有最高领导层才能开展有效的规划和相关工作的布置。

1、公司领导层的职责
首先需要说明的是,在合规体系建设的牵头人必然是公司领导层等。因为一是企业合规需要覆盖全体人员,并不是说合规只是规制下层员工,公司高管不需要受到合规的制约;二是企业合规覆盖公司各个部门,各类工作,只有最高领导层才能开展有效的规划和相关工作的布置。所以公司领导层所要开展的工作是最为重要的,合规工作的管理架构需要从上往下地构建。

(1)制定合规工作制度
公司领导层作为公司的“掌舵者”应该制定合规工作制度,使得各级员工可以参照这些制度开展合规工作。当然,基于专业能力以及精力有限的考虑,公司管理层可以将制度起草工作委托给外聘的合规顾问,只需要在草案制定过程中积极与其对接,起草完成后再进行审议和修改即可。

在内容上,企业的合规制度要与公司的合规义务一一对应,保证公司以及员工行为不违反合规义务。并且以下几个必备点,是无论何种企业都必须拥有的:一是明确合规管理部门的产生流程以及其权限和职能。一个合规体系需要长期的履行和发展就必须有相应工作部门,对于小微企业而言此部门可以简化为合规管理人或者将此职能分配给某一个已有的工作部门;二是不合规行为的处理制度,这一制度需要明确不履行合规义务,违反公司合规制度的后果,以此建立合规制度的严肃性和权威性;三是不合规行为的举报、调查制度,许多细微之处的不合规行为需要鼓励员工举报并设立好调查制度才能被发现,否则不合规行为的处理制度也只是形同虚设。

在形式上,合规工作制度应该是可获取的文件化信息,便于组织内部沟通,必要时也可以提供给相关方,而且应该用通俗易懂的语言写成,以便使得最基层的员工也可以轻松理解其原则和意图。

(2)推动企业合规文化的建设
公司领导层应该用各种手段在公司的各个层级上建立、维持和促进合规文化。营造出良好的合规文化可以有效地降低合规风险和合规工作开展的成本。具体的方法可以是,第一将公司各项工作制度挂墙,营造依制度办事的氛围;第二是带头签署合规承诺书,带动全体员工签订,表明公司可见的、持续的合规决心;第三是设立合规绩效制度,对本年度未出现过不合规行为的员工进行一定的表彰和物质上的奖励等,促进全员合规。

(3)确保向合规管理体系提供足够的支持
公司最高领导层需要保证合规管理体系有着足够的人力、经费、场所、设备等保障。把合规工作所需纳入到公司年度预算之中。值得注意的是,技术保障也是合规管理体系运行的必要保障,因为企业合规是专业性较强的工作,必要时需要外聘合规顾问或者某一领域的专业人员进行指导和鉴定,公司领导层应该对其给予保障。

2、合规管理部门职责
由最高领导层组建合规管理部门之后,合规管理部门即企业内部进行日常合规工作的部门。其职责主要包括:

一是对公司各部门的日常工作进行合规检查,对部分员工出现的不合规行为进行及时纠正,也对公司的重大决策提出合规意见,防止出现违法决策;二是着力于持续的合规风险的监控与评估,如上文所述,合规风险处于变动状态,需要有一个日常工作部门对其进行监测与定期排查;三是评定合规绩效,如上文所述,为了鼓励全员合规,公司应建立合规绩效制度,而此制度的实际运行就有赖于合规管理部门的工作,由其来对各员工的是否出现不合规情形进行记录存档并最终对员工的合规绩效进行评定;四是监督公司各个部门完成对其员工的合规培训,小微企业可以由合规管理部门组织面对全公司的合规培训;五是落实合规举报制度,接受员工的合规举报并在董事会的授权下进行相关调查。

一般而言,由以上五点组成合规管理部门的主要职责,企业根据其特殊需要可予以增加。如上文所述,公司领导层应该给予合规管理部门足够的资源和权威,保障其能独立有效行使职责。

3、公司其他部门管理层
公司各部门各级管理层的所有管理人员都应该在合规体系中发挥作用,因为其与公司领导层或者合规管理人员更为直接接触执行业务的员工。在从上往下建设合规体系的过程中,其是把合规体系作用落到实处的关键一环。各级管理层的职责主要包括:

第一,通过各种监督手段,确保其控制范围内的人员遵守公司的合规制度,不作违规行为。在发现违规行为后及时纠正与处理。第二,协助合规管理部门识别合规风险、评估合规绩效过程,向其汇报相关信息。第三,开展有关于本部门的专门合规培训工作,培养下属员工的合规意识和合规能力。第四,鼓励下属员工对本部门的工作提出合规性问题并严禁报复。

故各部门管理层的工作主要在于尽力减少其控制下员工的不合规行为,并协助合规管理部门进行较为宏观的合规工作。

4、公司基层员工
公司基层员工没有管理职能,所以其需要做到的是自己的行为遵守企业的合规制度,不施行违法违规行为。当然要做到这一点就要求员工要积极参加公司组织的相关培训,以对法律法规进行了解。另一方面,员工基数较大且负责最具体的各项工作,其能较为容易地发现合规问题或者已经发生的不合规行为,所以员工应当积极地向公司报告合规问题或者对不合规行为进行举报。

综上,各主体的合规工作职责如下表所示:


主体

主要职责

公司领导层(董事会与高级管理层)

制定合规工作制度;

保障合规管理部门的必要权限;

推动企业合规文化建设;

为合规工作配置足够的资源。

合规管理部门

对公司重要工作进行合规检查并纠正已经发生的不合规行为;

持续监控与评估合规风险;

评估员工合规绩效;

组织或监督公司各部门组织合规培训;

接受员工举报,落实合规举报制度,并在获授权后进行调查。

各部门管理层

监督其控制下的员工行为合规;

协助合规管理部门工作;

开展本部门专门的合规培训;

鼓励员工报告合规问题或提出举报。

基层员工

准守公司制度;

积极参与合规培训;

向公司报告合规问题或提出举报。


(三)合规管理计划

在明确各主体的职能之后,公司应该制定合规管理计划,在计划中同时设立合规管理目标。在确定长期合规计划的同时,应该在每年确定一次该年度的合规计划。


合规计划的内容应该考虑上文提到的企业合规环境调查与明晰的结果,使之与其相契合。在其中最为需要考虑的是经过识别的合规义务和经过评估的合规风险结果。合规计划必须覆盖企业所要履行的全部合规义务。针对已经识别出来的重大风险合规管理计划中应该有专门的应对措施以切实地应对合规风险,降低意外发生的可能性。

另外合规管理计划中应对各个部门各个层级设立合规目标,使公司的各个主体在合规管理工作中有前进的方向和考核的标准。这种目标在内容上结合上文提到的各主体合规职责而确定,例如,合规管理部门应该至少每年做一次面对全公司的合规培训。在形式上,合规目标应该确定达成该目标将要做什么、需要什么资源、谁来负责、何时完成以及如何评估结果,并安排定期监视、记录、评估目标进度。

对于合规管理计划还应当有临时变更的流程与方案。在计划执行过程中遇到难以解决的障碍或者内外部合规环境出现重大变动时,应当允许自下而上地对合规计划的变更进行反馈,由公司领导层予以考虑,使合规计划能与公司的实际运行相契合。


(四)合规体系持续运行应该得到的支持

合规体系应当得到的支持首先是物质上的,包括财政、人力、必要的设备和场所,这是毋庸置疑的,也是体系得以运行的基础。但还有一些制度是能够支撑合规体系长期稳定运行的,其就像合规体系这棵大树生长的土壤,它们可能不是这棵“大树”的一部分,即与履行具体合规义务没有直接的联系,但是有了它们,合规体系的运行将会更加稳定有效,运行成本也将有所减小。


1、公司合规能力以及合规意识的培养
公司合规能力的培养主要是指合规培训,每个年度,公司都应该有合规培训计划,当合规环境出现重大变化,或者出现重大违规,被监管方提出合规问题后,也应该及时进行合规培训。对于一些重要培训,可以通过员工测试、事后工作跟踪等方式评估其有效性。另外,《标准》中明确指出应当对入职员工及时进行合规方面的培训,另外在调动员工岗位以及晋升之前,需要进行尽职调查,明确员工在调岗之后能有相应的合规能力。针对一些较为复杂的专项的合规工作,公司内部人员无法解决的时候,公司应该聘请专业合规顾问以提供技术支持,切忌在合规能力不足时作出重要决策。

在合规意识方面,达到的目标应该是使得公司员工清楚违反合规制度的后果以及履行合规制度给其带来的益处,使其能够自觉地维护合规制度。达到这样的目标,第一是靠合规培训,第二是靠管理层与员工的沟通,第三是通过合规绩效制度的鼓励,第四是合规举报、调查、处理制度的落实以达到威慑作用。第三点和第四点在下文中还会有更为详细的阐述。

2、合规工作文件化制度
公司的合规工作应该以文件化的方式可视化,包括上述的合规制度以及各项合规工作的记录与报告。一是有利于合规工作的开展,二是在企业“涉刑”时也可以作为公司已经切实有效地开展合规工作的依据。

在文件化制度中,第一,公司应该明确各项合规工作文件化记录的形式,例如纸质还是电子,电子版本应该用何种软件,并设立好空白模板;第二公司应明确文件的创建人及管理人,做好储存和保护,保持文件的可读性;第三,对于此类文件入档前,公司应明确审核人以及设定入档后修改权限的归属。完善文件化制度可以使公司较好地控制合规文件。


(五)合规控制措施

所谓合规控制措施即指确保合规义务得到履行,并可防止、发现和纠正不合规行为的一系列制度设计,从防止不合规行为的角度来看,其实ISO所提到的一切制度从宏观上都有助于防止不合规行为,所以在合规控制措施这一部分中笔者专注于不合规行为的发现与纠正制度。


第一是不合规行为的举报制度。单单靠合规管理部门或者公司管理层的日常监督,实际上会无法做到百分百的覆盖。所以建立一个可以鼓励员工对疑似不合规行为或将要实施的不合规行为进行举报的制度。

要建立一个有效的举报制度,有以下几个要点:第一,对举报者的保护方面,要允许匿名举报,且要有防止举报者受到报复的相关措施。对于无心诬告,但因各种原因错告的举报人不予处罚。第二,举报者的知情权方面,不启动调查或在调查结束之后,都应该在一定期限内向举报人反馈不启动调查决定或者调查结果。避免举报者的举报信息“石沉大海”,影响员工举报积极性。第三,举报者的奖励方面,对于有效举报的举报者,可以设立一定的物质奖励制度,例如,对于涉及追回财物或者实际罚款的可以以相应数额10%-20%给予举报者作为奖励。从这三个角度切实减少举报者的顾虑以及加大对举报者的激励从而使得举报制度得以顺利运行。

第二是不合规行为的调查制度。在合规管理人员或公司管理层发现不合规行为存在的线索或者接收到举报之后应该有详实的调查制度,以确定不合规行为是否实际存在。

有效的调查制度应该落实以下几点:第一,应明确调查的主体,公司应该以合规管理部门作为常设调查主体,对于重大事项,公司董事会或高级管理层可以专设调查组进行调查。但要注意的是,应确保调查人员不与被调查人具有利害关系。第二,调查过程中应该听取被调查人的申辩,不得在不听取被调查人申辩的前提下得出调查结论,要保证被调查人对自己的行为进行陈述申辩,防止“冤假错案”的产生。第三是调查结束后应撰写调查情况报告。针对个案,报告中应该要列明被调查人基本情况、被反映的主要问题、办理依据及调查结果、存在问题及下一步处理建议,供公司高级管理层或董事会审核。而为了举一反三,报告中应该有在制度层面的分析以防止此类行为再次发生,即应当根据不合规的程度、普遍性、严重性,涉及员工的数量、层级,以及持续时间和频率等情况来分析不合规的根源。

第三是不合规行为的处理制度。对于不合规的行为首先是立即纠正,其次是惩处制度,对于内部的惩罚与处分,应当根据被惩罚人的层级以及处分严重程度由公司高级管理层或董事会作出。一旦违法违规程度达到应该向外部监管机关报告或者向司法机关移送应当立即报告或移送,不得包庇。


(六)合规绩效评价制度

合规绩效评价指的是合规管理体系的工作成效评估,实际上是通过评价制度来检测一段时间内合规工作的开展是否合格,一方面可以发现合规管理制度的缺陷,另一方面可以以此来决定合规管理体系员工的奖惩问题,激励其致力于合规工作的开展。


进行评价的第一步应该是制定指标,用一系列监测指标来帮助公司评估合规目标的实现程度,《标准》中也提到指标可以包括:得到有效合规培训人员的比例;监管机构介入调查的频率;不合规行为给公司带来的影响,包括处罚、补救费用、公司声誉等影响等。可以用这些要素来评价公司合规工作的成效。

然后是合规绩效相关信息的反馈与收集整理,这种信息可以包括:合规工作的成果,例如合规培训;或者是新发现的合规问题或者不合规行为的出现,通过员工举报、监管机构反馈等获取。另外值得一提的是上文提到的合规工作文件化制度是合规绩效相关信息能得到反馈和整理的重要基础。

最后是合规绩效评审制度,绩效评审的主体应是公司高级管理层以及董事会。在评审时应该考虑合规制度的充分性、合规风险的充分性,现有控制措施的有效性等。最后的评审结果除了对现有绩效的评估外,应该有关于持续整改及有效改进的要求。值得注意的是评审过程中形成的文件化信息应该保留,作为相关方反馈时可以出示的证据。


(七)合规体系持续改进制度

随着公司的发展壮大以及法律法规的修改完善,合规体系不可能是一成不变的,所以必须要有持续改进制度以保证其适当性、充分性、有效性。


具体即表现为合规制度的修改制度以及持续合规培训制度。公司应该参照给合规制度留修改完善的口子,在必要时由制度起草机关或者公司领导层提出修改提议,再根据合规制度的制定来对制度进行修改。在合规培训方面,除了每年都应该开展的常规培训外,在出现新的重大合规义务或者企业经营、组织出现重大变动时应该有针对性地开展合规培训,使得企业员工能够始终拥有较强的的合规工作能力不至于在不经意间作出不合规行为。

二、结语

企业合规体系建设运行不是一个轻易、一时的行为,而是复杂、长期的行为。这与我国的严厉打击犯罪的刑事政策是相吻合的,企业要尽量减少刑事风险,在员工“涉刑”时出罪,就必须有着充分、有效的合规工作,不可能轻易地就能把自己置身事外。所以,企业家们在有合规意识的同时,也要有合规工作要想有效就需要较为大量的工作的心理准备。但是,从成本上来说,合规体系所做的工作中也可以看出合规体系建设和公司管理体系的完善是融为一体的。在建设合规体系的过程也是在改善公司的经营与管理。从成果上来说,有效合规体系带给企业的受益是巨大的,这无论是在行政还是刑事上都是如此。作为企业稳定长期运行的“护航者”企业合规必不可少。

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