康达原创 | 股东自行召集股东会流程及注意事项

股东会能否合法合规的召开并作出具备法律效力的股东会决议，具有以下意义：

1、能够正常行使股东权利；

2、能够通过股东会决议实现自己的管理意图或商业目的；

3、控股股东的控制权尚未失控。

因此，股东会的召集、召开、主持及决议内容的合法性，对股东来说至关重要。

新《公司法》第63条规定【股东会会议的召集和主持】：股东会会议由董事会召集，董事长主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由过半数的董事共同推举一名董事主持。

董事会不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会召集和主持；监事会不召集和主持的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。

当董事会不能履行或不履行职责的，且监事会也不召集主持的，或者说未设监事会／监事的，那么股东（代表十分之一以上表决权）就被赋予了自行召集和主持股东会的权利。

（备注：有权提议召开临时股东会的主体包括：1）代表十分之一以上表决权的股东；2）三分之一以上的董事；3）监事会。）

今天，我们要讨论的问题就是：当股东自行召集和主持股东会时，应当遵循怎样的流程，要注意哪些关键点。

    股东自行召集股东会的情况，通常发生在以下场景：股东与管理层之间发生矛盾、股东之间发生矛盾、少数股东寄希望于通过自行召集股东会寻求解决方案、某一方要罢免或选举新的管理层等。

    当董事会／监事会都不能履行或不履行股东会的召集义务时，代表十分之一以上表决权的股东有权自行召集和主持。

    因此，股东若想召开临时股东会，应当首先向董事会／监事会，提交召开临时股东会的申请和通知。

    当上述主体明确拒绝或在合理期限内拒不回复的，股东可以登场了。

备注：

1、新《公司法》删除了执行董事和监事召集、主持股东会的表述。

2、新《公司法》规定公司可以在董事会中设置由董事组成的审计委员会，行使监事会的职权，不设监事会或者监事。对于未设置监事会或监事的公司，股东自行召集股东会时是否需要向审计委员会请求召集会议，法律未明确规定。

    个人认为召集程序的关键在于召开临时股东会会议通知的内容、通知时间及能否有效送达。

    无论是在前置程序中还是股东自行召集临时股东会的过程中，通知召开或提议召开临时股东会的内容应当合法合规。

    从内容的构成上，通知应当包括以下内容：会议议题、请求召集、召开股东会的时间、召开地点、召集人、会议联系人、联系方式等。

    通知拟定后，应当给予股东充足的准备时间。

    新《公司法》第64条规定：召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。

    也就是说，法定期间不得少于十五日，但允许《公司章程》或全体股东作出另外的安排。当然，该种意思自治应当建立在合理预期范围内。例如，对于解散公司等重大决策，如果只给出1天时间考虑和准备，即便表决通过了，该等股东会决议也将面临较大的被撤销的法律风险。

    最后也是最关键的就是召开临时股东会通知的有效送达。

    建议：穷尽全部送达方式，确保送达没有瑕疵。通知需要确保能够准确送达全部股东，具体方式可以使用电子送达或邮寄送达。但不论何种方式，均需要保留送达证明或回执。

最简单的办法是在股东协议或公司章程内事先约定有效送达方式。

    新《公司法》第24条规定：公司股东会、董事会、监事会召开会议和表决可以采用电子通信方式，公司章程另有规定的除外。

    该条为新增条款，顺应科技发展，允许通过线上会议软件召开股东会、董事会和监事会，但该种会议召开方式应明确规定在公司章程里，或者由全体股东决议通过。

    但个人建议，对重大决议事项，不宜采取线上会议的方式，容易引发决议效力的问题。

    股东自行召集的临时股东会，可由股东自己主持会议。

    建议由召集会议的股东自行主持，不给他人质疑的机会。

    会议主持人掌控着会议节奏和会序。好的会议主持人能够避重就轻，避免矛盾激化，有助于决议的形成。

    新《公司法》第65条规定：股东会会议由股东按照出资比例行使表决权；但是，公司章程另有规定的除外。

那么问题来了：

1）出资比例是指认缴出资比例，还是实缴出资比例；

2）逾期出资股东的表决权能否受到限制。

    《九民会议纪要》的观点如下：

1、对出资未届履行期限，对未缴纳部分的出资是否享有以及如何行使表决权等问题，应当根据公司章程来确定；

2、公司章程没有规定的，应当按照认缴出资的比例确定；

3、如果股东会作出不按认缴出资比例而按实际出资比例或者其他标准确定表决权的决议，股东请求确认决议无效的，人民法院应当审查该决议是否符合修改公司章程所要求的表决程序，即必须经代表三分之二以上表决权的股东通过。符合的，人民法院不予支持；反之，则依法予以支持。

    也就是说，对未届出资期限的股东是否享有表决权，完全尊重公司章程的规定；当然，尊重公司章程的前提是制定和修改公司章程的表决程序合法，即必须经代表三分之二以上表决权的股东通过。这里的三分之二，必然是认缴比例。

    对于逾期出资的股东，能否限制其表决权，尚无明确规定。《公司法司法解释三》第17条仅是限制了逾期出资股东的财产性权利，而表决权属于共益权。

    但从《九民会议纪要》的原意来看，可以通过公司章程限制逾期出资股东的表决权，但需保障公司章程表决程序的合法性。

    确定了表决比例的外延后，我们就要看表决事项的最低表决权比例。

    新《公司法》第66条规定：股东会的议事方式和表决程序，除本法有规定的外，由公司章程规定。股东会作出决议，应当经代表过半数表决权的股东通过。股东会作出修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议，应当经代表三分之二以上表决权的股东通过。

    也就是说，原则上，一般表决事项需要过半数表决权；修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议，需经代表三分之二以上表决权；公司章程允许意思自治，但个人认为通过比例可超过公司章程规定比例，但不能低于。

    股东会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名或者盖章。

    当股东之间发生不可调和的矛盾时，异议股东通常拒绝签名或盖章，甚至在确保表决权的情况下拒绝出席，此时建议全程录音录像，甚至不排除邀请公证处全称见证。

    对小股东来说，建议积极参加股东会，明确表达异议，要求将自己的意见明确记录在股东会会议记录中，便于日后维权或“划清界线”；必要时委托律师出席股东会，提交书面异议。

    最后，温馨提示，如果股东会议题涉及日后办理公司变更登记，建议事先与公司登记机关进行沟通，确保变更所需文件在内容及格式上符合登记机关要求。